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Consejos para una asamblea de titulares efectiva

Por: Lcdo. Israel O. Alicea Luciano| info@Leydecondominios.com

Es muy común escuchar a personas decir que no participan de las asambleas en su condominio o urbanización por que asistieron a una que fue maratónica, desorganizada o llena de chismes y peleas. Esta impresión es compartida por muchos que han tenido experiencias similares. Lo triste es que por ello, estos residentes dejan de participar en la toma de decisiones en su comunidad. Además, esto redunda en una participación escasa de los miembros de la comunidad en las reuniones y en la frustración de los miembros de la junta porque las obligaciones y responsabilidades de todos la comparten solo algunos. A continuación, proveemos consejos básicos para minimizar las malas experiencias, acortar el tiempo de duración de reuniones y lograr los propósitos de su asamblea. 

Preparación 

Uno de los consejos primordiales para una reunión efectiva es la preparación. Resulta imprescindible que desde el momento en que se redacta la convocatoria, la Junta tenga un plan de cuál es el objetivo que se desea lograr con la asamblea a ser convocada. Luego de tener claros esos motivos, la Junta podrá preparar la guía o agenda de la reunión en el orden en que puede contribuir a atender los asuntos interesados y lograr los objetivos deseados. También es importante que antes de la reunión, la Junta repase la agenda, que cada cual conozca su rol y que se tenga la información necesaria para presentar los puntos y tomar las decisiones que sean necesarias. 

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Cuórum

Esté atento a cuál es el cuórum que se requiera en la asamblea. En el caso de las urbanizaciones con control de acceso, el cuórum en la primera llamada es de 50 +1 del total de socios y en los condominios se requiere una tercera parte de los titulares con derecho al voto. En ambos tipos de organización, de no lograrse obtener cuórum en la primera llamada, aquellos que asistan a la segunda (la cual no podrá realizarse hasta pasadas 24 horas desde la primera llamada), constituirán cuórum. La Junta además tiene la obligación de conocer cuál es la mayoría requerida para cada determinación que pueda proponerse en la asamblea. 

Conozca las reglas

Para tener una reunión efectiva no es necesario ser parlamentarista. Sin embargo, toda asociación o consejo de titulares tiene reglas que constituyen las reglas parlamentarias aplicables a su organización. Conocer dichas reglas y saber cuando aplicarlas evitará discusiones extensas, desorganización y controversias. Para ello es importante conocer la Ley de Condominios o Ley de Control de Acceso y los reglamentos aplicables a su organización, teniendo copia de ellas en toda asamblea para poder consultarlas de ser necesario. 

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Conceptos básicos parlamentarios siempre son útiles:

• Para debatir un asunto debe haber una moción presentada. Una moción es una solicitud o petición a la asamblea para que se tome acción sobre un asunto. 

• Para atender una moción, la misma debe ser secundada. De no secundarse, no puede atenderse.

• Toda persona debe dirigirse a la mesa y no dirigirse a ningún otro miembro o titular.

• De existir oposición a la moción, se procede a su debate con turnos a favor o en contra. 

• Los turnos deben ser para discutir la moción presentada, no para tratar otros temas o proponer otras mociones principales (las que presentan asuntos para la consideración de la asamblea).

Siga la agenda 

Recuerde siempre que tiene en sus manos un mapa sobre a dónde debe ir dirigida la asamblea. Seguir la agenda y solo atender aquellos asuntos recogidos en ella le ayudará a mantener el control y lograr los objetivos de la reunión. En asambleas extraordinarias en condominios y urbanizaciones solo pueden atenderse aquellos asuntos específicamente incluidos en la agenda. 

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En caso de asambleas ordinarias, se pueden traer asuntos nuevos en la sección de la agenda dispuesta para esto, pero debe evitarse tomar determinaciones sobre asuntos que no hayan formado parte de la agenda incluida en la convocatoria.  

¿Cuándo terminar la discusión? 

Cuando se atienden asuntos que tocan el bolsillo o las reglas del hogar las personas van a ser fogosas y van a intentar defender sus posiciones y discutir cada punto de vista contrario al suyo. 

Por esto hay que  limitar el debate. Normalmente, el proponente de una moción tendrá el primer y último turno en el debate. Es posible limitar el que personas tomen más de un turno si aún hay personas que interesen presentar su posición. 

También pueden imponerse un número máximo de turnos a favor y en contra. Una vez se haya debatido el tema, pasen a la votación. No debe permitirse que el debate se extienda demasiado y es de suma importancia que sea el presidente o quien esté dirigiendo la reunión quien asigne los turnos. Solo una persona debe dirigirse a la asamblea a la vez para mantener el orden. 

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Permita que los titulares se expresen, pero en su momento

Generalmente las personas asisten a las asambleas con la intención de expresar alguna queja o frustración específica y no importa el tema que se esté atendiendo van a hacer su exposición. 

La mejor forma de atender esta situación es dejando que las personas puedan expresar su queja o frustración proveyéndole un espacio para ello al final de la reunión cuando se hayan atendido los asuntos incluidos en la agenda. De otra forma, podría permitir que la persona se exprese, de por recibida la frustración o queja y continúe con la reunión. Debatir temas que no están en la agenda no permitirá terminar los propósitos de la asamblea de manera ordenada y dentro de un tiempo razonable.  

Esperamos que estos consejos les ayuden a tener reuniones más organizadas y eficientes que le permitan cumplir con los propósitos de su asamblea y que motiven a los titulares a participar en las reuniones para atender asuntos que afectan a su comunidad.